IntraNote logo
1. februar 2019

It-chefer: Derfor valgte vi IntraNote WorkSpace

Sikkerhed, support og seriøsitet. Et intranet skal leve op til nogle grundlæggende krav, og når virksomheder vælger IntraNote WorkSpace, lægger de vægt på, at både produktet og processen er i orden.

Ingen virksomheder er ens, men de krav, de stiller til intranettet, har nogle helt gennemgående karakteristika. Her fortæller to it-chefer om, hvorfor de har valgt IntraNote WorkSpace. 

John Graversgaard, Tønder Service

Hvorfor valgte I IntraNote WorkSpace, da I skulle have nyt intranet? 

Vi har haft intranet fra en anden leverandør i årevis, men vi var ikke helt tilfredse med platformen. Brugergrænsefladen var ikke særlig intuitiv – man skulle nærmest være it-arkitekt for rigtig at kunne bruge det, og det betød, at vi aldrig fik skabt et ejerskab blandt brugerne.

I aftalen med vores tidligere intranet-leverandør følte vi, at vi brugte for mange ressourcer på at udvikle platformen, så vi ønskede et andet system, hvor vi selv havde ejerskab. Det var nærliggende at kigge på IntraNote WorkSpace, eftersom vi allerede brugte dokumenthåndteringssystemet DocuNote fra IntraNote.

Hvad var vigtigt for jer, at platformen kunne?

Det var afgørende, at integrationen til både dokumenthåndteringssystemet og andre systemer – eksempelvis vores ledelsessystem - kunne køre helt uden knaster, og det første var jo i sagens natur ikke noget problem med IntraNote WorkSpace. De øvrige integrationer viste sig også at være helt uproblematiske, så på det tekniske niveau var der intet at komme efter. 

Som sagt var brugervenligheden også afgørende, og der kunne vi næsten fra dag et se forskellen. Tidligere var der stort set ingen aktivitet på intranettet – med IntraNote WorkSpace begyndte det straks at flyde med nyheder dagligt; oprettet af brugere fra hele organisationen. Det handler naturligvis også om brugerne og virksomhedens kultur, men det er åbenlyst, at platformen spiller en afgørende rolle. 

Hvilke krav stillede I til IntraNote som leverandør?

Som it-chef er sikkerheden alfa og omega for mig. Og det gælder både it-sikkerheden og sikkerheden i forhold til leverancer, nedetid og så videre. Det spiller en rolle, at IntraNotes kompetencer dækker bredt, og det er også vigtigt for os, at jeg kan være sikker på at kunne trække på deres erfaring og ekspertise, når det er nødvendigt. 

Det er afgørende, at IntraNote er en solid og traditionsrig virksomhed, for selvom mindre virksomheder i mange tilfælde godt kan være med på kvaliteten, er de alt andet lige mere sårbare rent økonomisk. 

Hvad var det afgørende argument for at vælge IntraNote WorkSpace?

Sikkerhed, god support og en intuitiv brugerflade. For vores direktør var det givetvis, at vi med skiftet til IntraNote sparer lidt over 70.000 kroner om året på licenser i forhold til vores tidligere platform.

Skal du præsentere en ny intranetløsning for ledelsen? Kom nemt omkring det med  vores præsentationsskabelon. Du kan hente den lige her.

Mikael Kronstrøm, It-Bolig

Hvorfor valgte I IntraNote WorkSpace, da I skulle have nyt intranet?

Jeg kendte platformen fra mit tidligere job som it-projektleder i en kommune, hvor vi valgte IntraNote WorkSpace. Forud for det valg lavede vi en meget grundig afdækning af markedet, og derfor vidste jeg præcis, hvad IntraNote som virksomhed kan. Da vi i It-Bolig skulle have et nyt dokumenthåndteringssystem, valgte vi IntraNotes system, DocuNote, og da vi sidenhen skulle have nyt intranet, var IntraNote WorkSpace det indlysende valg. 

Hvad var vigtigt for jer, at platformen kunne?

Det var vigtigt for os, at platformen kunne tilpasses vores organisation ’ud af boksen’. I vores tidligere system skulle vi tilkøbe konsulenttimer, hver gang vi ville flytte et komma, så vi havde brug for et system, der var fleksibelt.

Det er egentligt lidt paradoksalt, for IntraNote WorkSpace er på papiret en mere låst platform end mange andre, men det er for teoretisk at stille det sådan op. For vi har valgt de moduler, der passer til os, og det har betydet, at vi har det bevægelsesrum, vi har brug for, uden at vi betaler i dyre domme for at få leverandøren til at udvikle unikke løsninger hver gang. 

Hvilke krav stillede I til IntraNote som leverandør?

Faktisk ikke nogen, men det skyldes, at jeg allerede på forhånd vidste, hvad IntraNote står for. De er dybt professionelle, og det er en virksomhed, vi kan være trygge ved. Vi ved, at vi får den rigtige sparring og support, og vi ved, at de altid er løsningsorienterede.

Så det eneste krav, jeg vil fremhæve, er, at vi ville have IntraNote til at bygge vores intranet i stedet for selv at gøre det, som vi også kunne have valgt. Og det gjorde de selvfølgelig. 

Hvad var det afgørende argument for at vælge IntraNote WorkSpace?

Slutproduktet er det rigtige, og det samme er både processerne og økonomien. Nogle gange er alt for mange muligheder reelt en begrænsning, og det gælder ikke mindst it-systemer. IntraNote WorkSpace har nogle begrænsninger, men dem er IntraNote gode til at stå ved og forklare, og der er jo altid gode argumenter for både tilvalg og fravalg.

Vi er meget bevidste om, hvad vi skal fokusere på: Vi udlejer almennyttige boliger til almindelige mennesker – vi er ikke et it-udviklingshus, og derfor har vi ikke behov for at få udviklet en helt særlig intranet-løsning. Vi har behov for at kunne ringe til IntraNote, når vi har brug for support eller for et nyt modul, og så ordner de det, uden at vi skal være bange for, at der er en regning, der løber løbsk.