Fem indspark til hvordan du bestemmer, hvad der skal på intranettets forside.

At komme på forsiden af intranettet er ofte indholdskongernes hellige gral. Hvis indholdet ikke er på forsiden, tæller det ikke.

Lykkeligvis har bedre søgemuligheder og en generel forståelse blandt brugerne for, at intranettet er dybere end forsiden, ændret situationen og nødvendigheden af den interne kamp om placeringen på forsiden, men den forekommer nok stadig derude i virksomhederne.

Først skal det siges, at det er positivt, at organisationen vil bruge intranettet. Husk at ønsket om at komme på forsiden er et tegn på, at man opfatter intranettet som en kanal, der bliver set. Dermed ikke sagt, at en succes ikke skaber udfordringer.

Det er på den ene side forståeligt, at visse indholdsejere er bekymrede for, om deres indhold bliver set. De lægger det trods alt ud, fordi de mener, at det gavner organisationen. På den anden side glemmer nogle indholdsejere, at deres indhold kun er relevant for et fåtal af deres kolleger.

Visse indholdsejere vil have webparts eller bannere permanent på forsiden, andre vil kapre nyhedsstrømmen med daglige eller ugentlige nyheder, og nogle intranetansvarlige oplever dette som et kontinuerligt pres, fordi man hele tiden skal forholde sig til relevansen af det indhold, der agiteres for.

Hvad kan du gøre for at dæmme op for al den argumentering om indholdet, der får en plads på intranetforsiden? Her er fem bud, der kan hjælpe dig til at foretage de salomoniske afgørelser i en travl hverdag, hvor forskellige dele af organisationen presser på for at få sendetid.

1. Definér forretningskritisk og lav regler

Et vellykket intranet bygger på dialog. Med det menes ikke Facebook-agtig dialog, men rigtig dialog mellem rigtige mennesker, der taler sammen om fælles mål og formål.
Hvilke opgaver og udfordringer skal intranettet løse? Hvad er forretningskritisk for organisationen som et hele, og hvilket indhold og hvilke services på intranettet hjælper os i den retning?

Har organisationen stort fokus på salgstal og finansielle mål? Så kan det være en fordel at give plads til en salgsgraf og et link til et performance-dashboard fra forsiden.

Har man fokus på at skabe en levende dialog på tværs af organisationen som led i en ønsket kulturændring? Så skal man måske prøve at lave en ’væg’ i stil med LinkedIn på forsiden.

På samme måde kan man på ret kort tid definere, hvad der definerer ’nyheder’ på forsiden. Disse kan deles ind i ’need to have’ og ’nice to have’, som i layoutet kan skilles ud fra hinanden. Sæt regler op for, hvad der må publiceres og eventuelt af hvem. Få så vidt muligt et nik fra ledelsen og kommunikér så disse principper bredt ud i organisationen, for at så mange som muligt kender politikkerne. Det kan spare dig for mange diskussioner senere.

Vær opmærksom på, at der kan være to typer forretningskritisk. Den ene er ret let at forholde sig til, da den handler om mål og tal. Hvilken kommunikation, information og hvilke services stiller vi med intranettet til rådighed for organisationen, for at man kan udføre sine opgaver på bedst mulig vis?

Den anden er mere tricky, da der er tale om kulturelle målsætninger. Hvad og hvordan kommunikerer vi på intranettet for at afspejle den kultur, vi vil fremme? Det er denne kommunikation, der let bliver til bullshit bingo og konsulentsnak, hvis ledelsen glemmer at rodfæste de velmenende ord i medarbejderens hverdag og i øvrigt propper intranettet med tågesnak, der tager intranetpladsen fra det, der er vigtigt i hverdagen.

Lav helt konkret en liste over indhold, der betragtes som forretningskritisk. Træk denne liste frem, når en indholdsejer beder om at komme på forsiden. Hvor på listen passer dette indhold? Er der grundlag for en forsideplacering, eller skal indholdsejeren forlade sig på en god navigationsstruktur og gode søgemuligheder?

En tommelfingerregel, når du får en anmodning fra en indholdsejer om fx at få et banner eller en webpart på forsiden, er, at du skal se vedkommende i øjnene og bede om en ærlig vurdering af, hvor mange procent af intranettets brugere, dette indhold er relevant for. Kan han uden at blinke sige ’alle’, så er der måske en case. Lander tallet under 50%, så skal du overveje andre løsninger.

Husk dog, at der er løsninger, hvor en mindre procentdel af brugerne er dem, der henter indtægterne hjem for virksomheden, og derfor får de rent faktisk al fokus. Her skal man naturligvis se på sin forretningsmodel og, igen, formålet med intranettet.

2. Tag rettighedsstyring til hjælp

Nogle indholdsejere kan være mere insisterende end andre, på trods af at du har konstateret, at deres indhold ikke har relevans for en stor del af organisationen. Til din store fortrydelse kaster de måske endda direktørkortet.

I sådanne tilfælde kan du med fordel bede indholdsejeren om at aflevere en liste over specifikke målgrupper, som de skal ramme. Tilbyd dem, at du kan sætte deres webpart op, men at den kun vil være synlig for de målgrupper, de definerer.

At du påtager dig den ekstraopgave, viser at du tager kravet seriøst, men samtidig at du ikke er villig til at bryde princippet om, at forsiden ikke plastres til med information, der ikke er relevant for flertallet.

I det hele taget kan man arbejde med rettighedsstyret indhold, der samles fra forskellige steder i intranettet i en enkelt webpart på forsiden. Den webpart kunne man fx kalde ’Mine grupper’ eller ’Mit indhold’ eller lignende. Det kræver selvfølgelig, at man centralt styrer indholdsrettigheder, eller at man tillader brugerne at abonnere på indhold, som så vises på forsiden.

3. Stem om det

Intranettet er i bedste fald hele organisationens. Har du et poll modul, kan du sende det ud til afstemning blandt brugerne, når en indholdsejer beder om at få permanent sendetid. Kære brugere, skal dette indhold ligge tilgængeligt på forsiden? Ja eller nej?

4. Søgestatistikken kan være med til at forme din forside

Spekulerer du på, hvad brugerne leder efter? Kunne det være en måde at afgøre, hvad der skal vises på din forside udover nyhederne? Nogle intranetplatforme har en søgestatistik, der kan give dig en fornemmelse for, hvad brugerne kommer efter. Man kan se, hvor ofte der søges efter et bestemt udtryk, og man kan se, om det er fundet eller ej.

For en intranetansvarlig SKAL det være en interessant statistik, for den fortæller dig, om du og indholdsejerne serverer den rigtige information i forhold til organisationens behov. Hyppigheden af visse søgeord kan indikere, om du skal vise en genvej med et banner til fx bestilling af arbejdstøj, eller om indholdet af mappen ’Regler for elinstallationer’ skal vises i en webpart direkte på forsiden.

5. Gør plads til, at ordet er frit

Er du i tvivl om, hvad der er forretningskritisk, og hvad der virkelig betyder noget for organisationen, så kan det være en ide at lade ordet være frit på en del af forsiden. Med rette rollemodeller i organisationen vil brugerne af dit intranet efterhånden finde ud af, at man kan spørge ud i organisationen og få svar fra forskellige fagpersoner.
Eksempel:
Arne fra økonomi: ”Ved nogen, hvordan man bruger en polsøger?”
Line fra vedligehold: ”Ja, vi har lagt en lille instruktion på vedligeholds side, men ellers ringer du bare!”

Kulturen er afgørende

Hovedbudskabet er i virkeligheden, at intranettets indhold og forside ikke kan defineres og skabes af én afdeling eller af én person, men de gode intranet har som regel en eller få ansvarlige, der påtager sig rollen som både indpiskere, kustoder og politifolk.

Dialogen omkring brugen og de forretningskritiske behov skal faciliteres for at forme platformen. Præcis hvordan dette løber af stablen vil i sidste ende afgøres af jeres organisationskultur og holdninger til den interne kommunikation og videndeling.