Der er mange penge at spare for både store og små virksomheder, som arbejder professionelt med kontraktstyring. Start i det små og høst først de lavthængende frugter – så kan løsningen forædles i takt med, at I bliver klar til det.

”Det bedste kontraktstyringsværktøj er et, du bruger,” fastslår Kim Nygaard, som er chefkonsulent hos IntraNote og hver dag arbejder med at skabe it-løsninger, som løser praktiske behov rundt omkring på danske arbejdspladser.

”Med relativt simple set-ups kan der skabes enorm værdi, og digital kontraktstyring kan direkte aflæses, når vi kigger på bundlinjer,” forklarer han.

Hvad naturfotografer ved om kontraktstyring… 

IntraNotes dokumenthåndteringsløsning, DocuNote, er et stærkt kontraktstyringsværktøj, som Kim Nygaard har været med til at implementere hos en lang række private og offentlige organisationer. I processen henter han blandt andet inspiration ved naturfotografen Frans Lanting, som engang blev spurgt, hvad det bedste kamera er. ”Han svarede, ’Det, jeg har med’, og det er fuldstændig det samme med kontraktstyring. Det bedste er det, du bruger. Benytter du ikke systemet, er det fuldkommen ligegyldigt,” fortæller Kim energisk.

Alle virksomheder er forskellige. Både i størrelse og kompleksitet. Alligevel har mange organisationer de samme udfordringer. DocuNote er en basisløsning, som igennem en årrække er blevet forædlet i samarbejde med kunderne. Det har givet IntraNote en stærk forretningsforståelse.

”Vi har mange års erfaringer i at hjælpe kunder med at skabe de bedst mulige løsninger, og det er helt klart kundens fordel, fordi vi lynhurtigt kan rulle et værktøj ud, som kan løse fx kontraktmæssige udfordringer. På den måde høstes lavthængende frugter, og der opnås en hurtig gevinstrealisering,” fortæller Kim Nygaard.

Bliv en digital virksomhed

DocuNote Kontraktstyring skaber stor værdi for små og mellemstore virksomheder, som i forhold til digital modenhed ofte er cirka det samme sted. Fx er en separat indkøbsafdeling typisk ikke økonomisk bæredygtig for lidt mindre organisationer. Her kan kontraktstyring være et rigtig godt værktøj: ”DocuNote giver overblik, kontrol og mulighed for at automatisere nogle af hverdagens tidsrøvere,” forklarer Kim Nygaard.

Fx får man overblik over kontraktuelle forpligtigelser og tidspunkter for genforhandling. Desuden bliver der transparens omkring indgåede rabatter om indkøbsaftaler og notifikationer om kontraktudløb, så de ansvarlige får besked og i god tid kan forberede genforhandlingen. Automatiserede processer sikrer kort sagt, at virksomheden husker det vigtige – i ordentlig tid.

Bryd kontraktsiloerne ned

DocuNote kan naturligvis også tilpasses store og komplekse organisationer med et hav af samarbejdspartnere og dermed kontraktkategorier.
”I princippet er DocuNote et relativt enkelt værktøj til dokumenthåndtering. Men dykker man et lag længere ned, er der en myriade af funktionalitet og måder at tænke forretning på,” fortæller Kim Nygaard.

Udfordringen er her at nedbryde kompleksiteten i kontraktstyringen. ”Større organisationer håndterer ofte deres kontrakter med en silotankegang. Det vil sige, at stordriftsfordele ved at lave kontrakter på tværs af afdelinger falder til jorden. Med DocuNote får man transparens i hele organisationen. Fx ved, at en leverandørkontrakt, der er indgået i én afdeling kan udnyttes i alle de andre,” siger Kim Nygaard om hans erfaringer med de helt store organisationer.

Kravl, gå - og fræs så afsted på cykel

Baggrunden for implementeringen af DocuNote Kontraktstyring er at dække reelle behov samt optimere og løse praktiske problemer. Derfor gør IntraNote en dyd ud af at afklare de basale funktioner i organisationen, som skal automatiseres og understøttes.

Der er masser at gå i gang med: Registreringer af leverandører og interne kontraktansvarlige, leverancekategorier, økonomi og information om optioner. Men det hele skal ikke løses fra dag ét.
”Digitaliser fra bunden og op. Der er ingen grund til at få introduceret alle mulige funktioner på en gang. Behovene skal skæres ind til benet, så man hurtigt kan komme i gang med at bruge systemet,” siger Kim Nygaard, der har stort fokus på at afstemme, hvad der er muligt i den enkelte organisation, så implementeringen af kontraktstyring kommer bedst muligt fra start. Kunsten er at hjælpe kunden godt i gang, og så kan man senere tilføje flere funktionaliteter og automatisere yderligere.

”Børn starter jo heller ikke med at fræse afsted på en cykel. De skal lige kunne kravle og gå først. Der er uendeligt mange digitale muligheder, men det er anvendelsen i hverdagen, som er interessant. Og her er korrekt ibrugtagning det absolut vigtigste.”

Alle skylder sig selv Signing

Et af de elementer som integreres fantastisk godt med DocuNote, er IntraNote Signing, som Kim Nygaard er så begejstret for, at han i dette interview udbryder: ”Når vi snakker kontraktstyring, er Signing afsindigt fedt!”

Ved at integrere et digitalt underskriftsystem med kontraktstyring, går alting op i en højere enhed, fordi kontrakten opbevares sikkert i et lukket system; fra oprettelse og underskrivelse til indlevering. Kontrakter udsendes som et link direkte fra DocuNote til en hvilken som helst enhed: PC, telefon eller tablet, og kan sendes til én eller flere interessenter på én gang. Samtidig bliver den ansvarlige orienteret om, hvor fremskreden i processen kontrakten er, og den underskrevne kontrakt er hele tiden solidt plantet i DocuNote, så den ikke flagrer rundt tilfældige steder.

”Det er simpelthen ærgerligt ikke at udnytte mulighederne med IntraNote Signing,” mener Kim Nygaard: ”Det er super bekvemt, og alle skylder altså sig selv Signing.”