Mængden af data fordobles hvert andet år. Alligevel har mange virksomheder ikke en datastrategi for, hvordan data skal kategoriseres, håndteres og gemmes. Og det går i høj grad ud over medarbejderne.

Hver eneste uge bruger en medarbejder mellem to og otte timer på at finde, flytte, kopiere og slette digitale informationer. Det svarer til mellem 5 og 21% af den samlede arbejdstid. Helt fjerne medarbejdernes daglige datahåndtering kan man selvfølgelig ikke. Men med en målrettet strategisk tilgang til data - et information governance program - kan de mange arbejdstimer konverteres til højere produktivitet og dermed større indtjening.

Hvad er information governance?

Information governance er et strategisk valg. Det starter med en datastrategi og brugerpolitikker, og målet er en automatisering af virksomhedens datamanagement, som skal gøre medarbejderne i stand til systematisk at finde, kategorisere og håndtere data hurtigt og effektivt.

Medarbejderne bliver mere tilfredse, og gevinsten for virksomheden er væsentligt højere produktivitet og større omsætning.

Et bjerg af data

En medarbejder sender, modtager og ikke mindst downloader dagligt mellem flere hundrede Megabytes og flere Gigabytes indhold. Ganger man det med antal ansatte i virksomheden, kan man hurtigt se for sig et nærmest eksponentielt voksende bjerg af data, der skubbes foran organisationen.

De færreste virksomheder ved reelt, hvor stort dette databjerg er. Hvor mange data, der samlet eksisterer i organisationen, hvad data indeholder, hvem der har adgang til informationerne, hvor data gemmes, og hvor længe de skal gemmes. Fx estimerer Osterman Research* (konservativt), at op mod 55% af en virksomheds samlede datamængde uden videre kan slettes. De har ikke længere nogen juridisk eller forretningsmæssig værdi.

Men fordi virksomheden ikke har etableret processer og politikker for datahåndtering, hober de digitale informationer sig op - og det er den virkelighed, medarbejderne skal navigere i. Uoverskueligheden stiger, og det gør omkostningerne til datalagringsplads i øvrigt også. Det er endnu en grund til, at virksomhederne skal rette fokus mod information governance.

Samling på værdierne

Når virksomheden ikke giver medarbejderne struktur og vejledning, opfinder de lynhurtigt deres egne systemer. Derfor ligger der i dag masser af digitale informationer - mange af dem af forretningsmæssig vigtig karakter - spredt ud på medarbejdernes egne devices og i skyen. Vi er på vej mod den fjerde industrielle revolution, hvor data er guld, så alene i det at få styr på de digitale informationer og definere regler for anvendelsen af dem ligger der en konkurrencemæssig fordel.

* The True ROI of Information Governance, An Osterman Research White Paper, February 2015