Persondata er kun til låns, og det er særligt vigtigt at huske i HR-afdelingen. HR låner nemlig rigtig mange personlige oplysninger fra ansøgere og medarbejdere.

Kunsten at passe på data er en gammel disciplin. Men med vedtagelsen af EU´s persondataforordning er det blevet endnu vigtigere, at HR-afdelinger understøttes med digitale værktøjer, så e-mails, ansøgninger, kontrakter osv. hegnes ind.

5 punkter jeres HR-afdeling bør vægte i relation til persondataloven:

• Automatisk sletning af dokumenter, når virksomheden ikke længere må opbevare dem.
• Brugere skal kunne tildeles udvalgte rettigheder og adgange.
• Logning af alle handlinger, så HR nemt kan se og dokumentere, hvilke medarbejdere der har arbejdet med et bestemt dokument og hvad de har foretaget.
• Elektroniske underskrifter – det optimerer sikkerheden, sparer tid og brugen af fysiske papirer minimeres.
• Automatisk håndtering af ansøgninger – fx overføres data om den valgte ansøger til personaleafsnittet, imens der automatisk sendes afslag til de fravalgte.

Fakta om DocuNote og EU's persondataforordning

EU's persondataforordning skal give os alle bedre kontrol med vores personlige data.
Derfor har virksomheder fremover kun vores persondata til låns og de skal leve op til de
nye krav om 'Privacy bu Design' og 'Privacy by Default':

Privacy by Design indebærer, at beskyttelse af personoplysninger skal tænktes ind,
allerede i designfasen, når virksomheden ønsker at tage nye systemer og processer i
brug. Beskyttelsen skal altså indbygges i systemernes og processernes arkitektur og
designspecifikationer.

Privacy by Default skal sikre, at der kun indsamles, behandles og opbevares de
personoplysninger, der er nødvendige for formålet. Default-mekanismen skal altså være
indlejret og aktiveret i systemer og processer.

Læs om IntraNotes løsninger, og hvordan I kan få styr på jeres persondata - eller kontakt os pr. mail eller på telefon 70269500 for yderligere information.