Når de digitale samarbejdsværktøjer, virksomheden stiller til rådighed, ikke er optimale, påvirker det medarbejderne. Deres produktivitet går ned, og de får sværere ved at tage beslutninger. Men der er hjælp at hente.

De fleste virksomheder baserer i dag deres forretning på data. Og især tilgængeligheden og kvaliteten af data er afgørende for, hvem der vinder i markedet.

Med data som omdrejningspunkt stiger medarbejdernes behov for at dele informationer og tilgå de samme filer. Og ofte skal de kunne arbejde i dokumenterne samtidigt med kollegerne. Faktisk samarbejder vi gennemsnitligt i 840 dokumenter om året. Hvis vi - lavt sat - antager, at vi bruger 20 minutter på hvert dokument, svarer det til 37 arbejdsdage. Altså mere end halvanden måneds effektiv arbejdstid.

Når virksomhederne lukker øjnene

I en tid, hvor digital transformation er på snart sagt hver eneste ledelsesagenda, er der paradoksalt nok stadig virksomheder, der - bevidst eller ubevidst - ignorerer vigtigheden af at stille en effektiv samarbejdsplatform til rådighed for medarbejderne.

Platformen er kardinalpunktet i udveksling og deling af arbejdsgruppens præsentationer, de strategiske planlægningsdokumenter, marketingplanerne, salgs-forecasts, de grafiske designs, ingeniørtegningerne og kundekommunikationen.

Og det har konsekvenser, når virksomhederne på den måde ikke tager det digitale samarbejde tilstrækkeligt alvorligt.

Frygt for regelbrud

Halvdelen af de adspurgte i en undersøgelse* siger, at onlinesamarbejdet omkring dokumenter er direkte problematisk. Hver fjerde mener, at der er risiko for, at de ikke opfylder gældende regler inden for deres arbejdsområde, når de benytter virksomhedens samarbejdsplatform.

De oplever også, at de får sværere og sværere ved at overholde deadlines, og at kvaliteten af de dokumenter, de producerer eller giver deres input til, er for dårlig.

Den loyale vidensmedarbejder

Særligt for vidensmedarbejdere, hvis bidrag til virksomhedens succes er et koncentrat af indsigt, erfaring og evnen til at tænke innovativt, har samarbejdsplatformen stor betydning. Når tilgængeligheden og funktionaliteten i det digitale samarbejde foregår gnidningsløst og effektivt, fordi virksomheden satser målrettet på en korrekt samarbejdsplatform, stiger loyaliteten mod arbejdspladsen. Og det betyder, at værdifuld viden forbliver og udvikler sig hurtigt og effektivt i organisationen. En win-win situation for både medarbejdere og virksomhed.

Tre trin til at få klarhed over, om I bør optimere jeres samarbejdsplatform

1. Vurder jeres behov

Tag stilling til, om I har en udfordring med jeres nuværende samarbejdsplatform - og om I er klar til at udarbejde en politik på området. Lav fx en rundspørge blandt dine medarbejdere og få et billede af, hvor vigtig en samarbejdsplatform er for dem i deres daglige arbejde, og om de oplever problemer, når de udveksler og deler dokumenter i deres nuværende løsning.

2. Kortlæg jeres viden

Definer, hvad der er virksomhedens fælles viden, og hvordan I ønsker at sikre den. Lav en vurdering af, hvilke data der er kritiske for jeres forretning og derfor bør lagres med de adgange, der er nødvendige. Og overvej, hvordan I skiller jer af med unødvendige data.

3. Tænk i skalerbare løsninger

Etabler et brugervenligt, skalerbart set-up, som inddrager systemer, processer og mennesker. Vælg en løsning, der afspejler jeres reelle behov og matcher jeres økonomi, samt en samarbejdsplatform, der indeholder den fleksibilitet, i har brug for.

*Osterman Research, Better Tools Mean Happier and More Productive Workers
Du kan downloade analysen fra Osterman Research her.

Du kan læse mere om vores løsninger her, eller kontakte os på 7026 9500, så hjælper vi dig på vej.