IntraNote logo
7. februar 2019

Giv dig selv ro på bagsmækken – få styr på den interne kommunikation

Igennem årene har jeg mødt flere ledere, der mener, at de har god styr på kommunikationen til deres egen organisation. I mange tilfælde har det været rigtigt. I andre tilfælde har det betydet, at de ikke har kommunikeret i lange perioder og manglet struktur omkring budskaberne. I de værste (heldigvis få) tilfælde har det betydet, at deres ledelse har bestået af tavshed, hvilket egentlig vil sige ledelse via frygten for det ukendte eller det usagte.

Hvor svært kan det være? 

På papiret er det så enkelt at gøre det, din kommunikationsafdeling siger til dig: 

  • Identificér dine budskaber
  • Lav en Q&A
  • Lav en kommunikationsplan
  • Få styr på kanalerne (helst noget i retning af sociale medier og/eller video, for det er det, de unge vil have)
  • Få eventuelt lidt kommunikationstræning

Så er den ged barberet, og alle medarbejdere er glade!

Men, hov…

Alligevel er der brok i hjørnerne, manglende engagement, medarbejdere der tror, at de skal fyres, folk der ikke føler sig informeret, vrøvl omkring de nye kaffeautomater, etc. Og nu har du endda op til flere gange krænget ledersjælen ud på din spritnye videoblog, hvor medarbejderne kan kommentere, give dig et like, lægge billeder op, og jeg skal komme efter dig. Hvad er problemet?!

Der kan være flere udfordringer. Lad os se på nogle af dem.

Fremstår du som en autentisk leder, der befinder sig i sit rette element?

Kan man nødvendigvis sætte lighedstegn mellem den stærke leder og den stærke kommunikatør? Ikke nødvendigvis. Man kan tage alle de knivskarpe og helt rigtige beslutninger i toppen af en virksomhed uden at være hundredmetermester i at stå foran et videokamera og kaste de rigtige ord af sig. Du kan være på toppen af dansk erhvervsliv, den vildeste performer og stadig være rystende nervøs over at skulle give en simpel udtalelse til Jyllands-Posten.

Det vigtige er, at du gør det, du synes, er det rigtige for dig og din virksomhed, og at du gør det, der ligger indenfor din formåen som menneske – samt at du ser muligheder fremfor begrænsninger. For den introverte og verbalt usikre leder ligger der store muligheder i de social medie-teknologier, hvor man kan udbrede sig skriftligt men alligevel lidt som i en samtale. For den skriftligt usikre leder ligger der muligheder i at bruge korte videoer som en stærk udtryksform.

Det handler om at ramme den kanal og udtryksform, hvor du kan kommunikere naturligt fra og med hjertet og derved fremstå som den autentiske leder, du jo er. Medarbejderne gennemskuer dig på fem sekunder, hvis du ikke er tilpas med kommunikationsformen.

Ved du hvordan du bedst rammer dine intranet-brugere? Få 10 gode råd om at  skrive til intranettet.

Skriv selv – eller forsøg i det mindste

Det kan måske overraske, at dette kommer fra en kommunikationsrådgiver, som til dels lever af at sætte ord sammen for andre, men jeg er sikker på, at mange af mine kommunikationsfrænder derude vil give mig ret, når det kommer til stykket: Budskaber kommer stærkest frem, hvis de kommer fra giraffen selv og ikke fra en kommunikationsmedarbejders velsvungne fjer.

Hvem brænder mest for dit budskab? Det gør du! Hvem kan for det meste bedst sætte ord på, hvad det er, du vil og skal? Det kan du! Hvis du har behovet, så send da teksten forbi en af ordsmedene for at få rettet lidt til eller få sparring på nogle formuleringer, men det er dig, der ejer budskabet, og det er efter al sandsynlighed dig, der kommer til at stå på ølkassen og tale om det bagefter. Skab sammenhæng mellem det sprog, man læser på skærmen, og det der kommer ud af munden på den person, man møder. Alt andet er utroværdigt.

Forstår du at værdsætte og bruge medarbejdernes engagement?

Lad os forestille os, at du er den type leder, der har mod på at give ordet frit på intranettet og lave en væg, hvor alle kan poste deres ideer, holdninger og spørgsmål. Du opfordrer endda til det i dine egne posts og til møder.

Når din organisation så vækkes til live og begynder at dele ud af deres viden, erfaringer og holdninger, så skal du værdsætte det. Ja, du skal faktisk takke, når det er naturligt, og du skal svare godt og konstruktivt.

Forbered dig på, at der ikke nødvendigvis kommer en masse i begyndelsen, men forbered dig også på, at der kan ske at komme en masse, når først du har skabt tillid til, at du faktisk læser og deltager i dialogen – og i særdeleshed at du ikke klandrer nogen for at have andre holdninger end dine. Hvis du er heldig (!) og har været dygtig til at skabe rammerne for en god, solid intern dialog, kommer du til at bruge flere timer om ugen på at svare på dine medarbejderes engagerede kommentarer.

Husk at kritik som oftest er velmenende

Hvis jeg igen skal trække nogle af de værste eksempler frem, så har jeg truffet ledere, der bad om åben og direkte feedback, og derefter kvitterede med fornærmede forsvarstaler eller decideret vrede, når der faktisk kom feedback fra kollegerne. Det nytter ikke.
Dine medarbejdere er interesserede i at skabe en god arbejdsplads, hvor det går godt. Hvis du får negativ feedback på beslutninger, du har taget, eller ting du har gjort, så kommer den yderst sjældent af personlige årsager, men fordi der er plads til forbedring. Overvej det, og giv så et godt og diplomatisk svar, inden du går videre med forbedringen.

Ro på bagsmækken – slå ørerne ud

Jeg tror aldrig, at jeg har været i en virksomhed eller organisation, hvor alt er 100% fryd og gammen. Det er dog ret tydeligt, at medarbejderne har alle mulige chancer for at være ret tilfredse med arbejdstilværelsen i organisationer, hvor lederen eller lederne forstår at finde en balance, hvor de deler passende mængder information om retning (altså vision/mission), deler tanker om det nære og dagligdagen (det operationelle) og samtidig giver lidt af sig selv (det uformelle/sociale -  fx et billede fra ferien/en hobby/noget man glæder sig over), uden at det virker kunstigt.

Den balance rammer du kun, hvis du slår ørerne ud og lytter. Lyt til folkene omkring dig, til din kommunikationsafdeling, til vandrørene, til kantineassistenten. Når du har gjort det, har du en fornemmelse for, hvilken type kommunikation der er brug for, og hvilke kanaler du skal bruge, når du skal sprede dine budskaber og skabe den eftertragtede ro på bagsmækken.