IntraNote logo

Drejebog: Sådan ser en projektplan for et nyt intranet ud

Du skal selvfølgelig have succes med dit nye intranet. Men husk, at en vellykket implementering forudsætter en klar proces. Gå struktureret til værks og høst frugterne både i forhold til indfasningen og den daglige drift.

Når du investerer i et intranet, skal du se bort fra, hvad det kan. Det centrale er nemlig, hvad det skal kunne, for at det passer til netop din organisation.

Hos IntraNote begynder vi altid på kundens banehalvdel, når vi indleder en dialog. Og vores erfaringer er helt entydige: Jo bedre forberedt kunden er, desto større mulighed har vi for at bygge og levere et intranet, der lever op til forventningerne.

Den måde at arbejde på stiller store krav til kunden, som godt kan have en oplevelse af at skulle arbejde lige vel hårdt for at få lov til at købe et intranet af os, men det valg har vi truffet med åbne øjne. Vi vil helst have, at kunden sidder bag rattet fra turens begyndelse, fordi vi ved, at det er den bedste måde at sikre, at projektet lander det rigtige sted.

I IntraNote har vi næsten 20 års erfaring med at bygge og levere intranet, og vi har en lang række veldefinerede processer, som danner rammen om vores projekter. Det har flere åbenlyse fordele – som kunde ved du, hvad der skal ske, hvorfor det skal ske, og hvornår det vil ske, og processerne sikrer, at vi husker at få alt med.

Den stramme projektstyring er samtidig med til at højne kvaliteten, for når det basale og fundamentale kører på en lige linje, er der overskud til at opdage og slukke alle de småbrande, som altid opstår i et projekt – og det endda, mens der endnu kun er tale om gløder.

Hvis du skal søsætte et intranetprojekt, anbefaler vi, at du tager udgangspunkt i en tjekliste, der ligner denne her:

Projekt intranet skal forberedes

Et intranetprojekt skal altid tage udgangspunkt i jeres egen navle, og du skal adressere følgende spørgsmål:

  • Hvad skal vi bruge vores intranet til?
  • Hvem er vores målgrupper?
  • Hvordan skal det se ud?

Det kræver tid og kan godt give en fornemmelse af en lidt træg start – og trangen til at ville se, hvad leverandøren har at byde på, kan være stor. Men det er ubetinget til din fordel at få et grundigt overblik over dit behov, inden du skal vælge mellem forskellige løsninger.

Har du brug for et overblik over, hvilket intranet der passer til din  organisation? Så download guiden: Sådan kravspecificerer du et intranet

Få et opstartsmøde i kalenderen

Et godt samarbejde forudsætter, at der netop er tale om et samarbejde, hvor begge parter er afhængige af hinanden. Det bedste udgangspunkt er et opstartsmøde, hvor det bliver klart for alle, hvad projektet indebærer, og hvor dine forventninger og krav bliver holdt op mod leverandørens produkt og de muligheder, det indebærer.

Kræv overblik over processen

Afkræv din leverandør en udspecificeret plan for, hvad der skal ske hvornår. Og husk at stille spørgsmålet ”hvorfor” – hellere en gang for meget end en gang for lidt. Der kan være alle mulige årsager til, at leverandøren foreslår en bestemt måde at gøre tingene på, men du skal turde udfordre processen og insistere på, at du forstår og køber argumenterne for, hvorfor den valgte fremgangsmåde passer til netop din virksomhed.

Dokumententation skal være på plads

Du bør se på dokumentation, som var det en forsikring: Det er noget, der skal være på plads, og så er det ellers bare at håbe på, at den ikke bliver relevant at finde frem fra skuffen.

Dokumentationen skal være på plads til de situationer, hvor tingene ikke går, som de skal, og derfor bør din leverandør være meget omhyggelig med at dokumentere projektet, som det skrider frem. Dokumentation bør dække din accept af, hvad der skal leveres, om leverancerne lever op til det aftalte, om løsningen er installeret og tilgængelig, om alle workshops er afholdt og lignende. Det er til alle parters fordel, at der er rene linjer, men som kunde har du en særlig interesse i, at det står soleklart, at du har fået, hvad du har betalt for.

Projektstyringen skal sidde i skabet

Der findes et utal af projektstyringsværktøjer, og det rigtige værktøj er det, der virker for dig. I IntraNote tager vi vores egen medicin og bruger vores eget dokumenthåndteringssystem – DocuNote – til projektstyring. DocuNote er så fleksibelt, at vi kan bygge ”forklæder” (sagsomslag med stamoplysninger) til sager, mapper og dokumenter med det formål at skabe det bedste overblik. Systemet samler nemlig alle dokumenter og e-mails ét sted, hvilket sikrer et suverænt overblik, så projektet kan gennemføres til tiden og inden for den aftalte økonomiske ramme.
Du kan også vælge andre værktøjer, hvis du eller din leverandør foretrækker det – du skal bare sikre dig, at de kan tilpasses dine lokale ønsker, så du ikke skal betale ekstra for, at det rent faktisk skal specialtilpasses eller -udvikles til din virksomhed.

Stil krav til installationen

Det må ikke være besværligt at få installeret et intranet, og du bør forvente, at leverandøren gør det nemt for din it-afdeling. Hos IntraNote laver vi en teknisk afklaring med de relevante personer i virksomheden, og derpå installerer vi systemet og sørger for, at der bliver synkroniseret AD-grupper ind i løsningen. Dermed kan kunden styre, hvem der har adgang til hvad, og det er nemt at melde de ansatte ind og ud af grupperne. I selve løsningen tildeles AD-grupperne rettigheder, så det er muligt at målrette indhold til den enkelte bruger af intranettet.
De tekniske krav til løsningen er i øvrigt ret simple – grundlaget udgøres af standard Windows- og SQL-servere (fysiske eller virtuelle efter kundens ønske), og så kan man være kørende.

Forvent en evalueringsproces

I IntraNote gennemfører vi altid en evalueringproces, når vi har gennemført et projekt. Det gør vi for at blive klogere, men det er også vores entydige erfaring, at evalueringen har stor værdi for kunden. Ét er, at kunderne får mulighed for at ventilere frustration, hvis noget ikke har levet op til forventningerne, men mere vigtigt ”tvinges” man som kunde til at stoppe op og reflektere over en proces, der stensikkert har givet en masse læring, som organisationen kan nyde godt af fremover.

Byg intranettet selv eller få det bygget

Hvis du køber intranet hos IntraNote, kan du vælge mellem at bygge systemet selv eller få os til at gøre det. Uanset hvad, skal du uddannes i at bruge intranettet, og ethvert uddannelsesforløb hos os begynder med en definition af, hvordan intranettet skal se ud. Det betyder konkret, at der skal fastlægges en struktur (hvilken information skal ligge hvor), der skal tales layout (placering af menuen, faktabokse, kalender og lignende) og der skal tales design (farver, fonte, billeder og så videre).
Målsætningen med uddannelsesforløbet er, at du som kunde lærer dit system så godt at kende, at du har de bedste forudsætninger for at få det optimale ud af systemet.

Få ledelsen med

Et helhjertet buy-in fra ledelsen burde måske stå øverst på denne tjekliste. Uanset om man sidder i kommunikations- eller HR-afdelingen, eller om man er it-chef, er man afhængig af, at Projekt Intranet ikke er noget, man står alene med og skal mase igennem samtlige led i organisationen.

Det er afgørende med et helhjertet ’Go’  – både hvad angår økonomien og den kulturændring, som indførelsen af et nyt intranet typisk vil medføre. Ledelsen skal bakke helhjertet op om drift og vedligehold og anerkende, at et intranet ikke er venstrehåndsarbejde, der lige kan passes ved siden af de øvrige opgaver. Tværtimod er det en defineret opgave, der bør stå i jobbeskrivelsen, for et nyt intranet kræver ressourcer i form af både penge og tid.