En klar strategisk retning, aktiv deltagelse fra ledelsen og en støvsugning af virksomheden for positive og sociale initiativer. Det er ingredienserne til at genoplive et intranet, der har tabt pusten. 

Al information ligger tilgængelig, og medarbejderne har fået at vide, at de skal bruge intranettet. Men aktivitetsniveauet er lavt, og det lader til, at brugerne og intranettet ikke rigtig er på bølgelængde.

Det er virkeligheden i en del virksomheder, og ifølge UX-ekspert og indehaver af Usable Machine, Ingrid Haug, skyldes det i mange tilfælde, at det, intranettet tilbyder, ikke lever op til brugernes forventninger. 

”Helt grundlæggende er danskernes digitale modenhed steget markant over de seneste 5 år.
Vi laver mange brugertests med alt fra overlæger over lastbilschauffører til hundeluftere, og alle som én stiller de temmelig store krav til det, de møder. Brugergrænsefladen skal være indbydende, og den skal være nem at bruge. Vi er simpelthen så vant til kvalitet, at hvis den side eller den app, vi besøger, ikke har et højt nok niveau, står vi af og finder andre muligheder,” siger Ingrid Haug. 

Krav om lækkerhed skal imødekommes

Intranettets fundamentale opgave er at få brugerne til at gøre noget – eksempelvis at læse informationer, udfylde formularer eller dele viden med kolleger – og derfor er et lavt engagement kritisk. Af samme årsag er ledelsen nødt til at imødekomme brugernes behov, også selvom det kræver ressourcer. 

”Hvis man vil have mennesker til at foretage en aktiv handling, bliver man nødt til at tage udgangspunkt i deres behov. Det er indiskutabelt, at det visuelle har en stor betydning for folks brug af intranettet, så hvis medarbejderne efterspørger ’et mere lækkert’ intranet, bør ledelsen tage det alvorligt, lytte og handle,” siger Ingrid Haug, der desuden peger på, at det visuelle aspekt også er relevant i forhold til den interne produktejer.

”Man skal ikke underkende stoltheds-aspektet, for der er en medarbejder eller en afdeling, der har ansvaret. Hvis intranettet skal fremstå friskt og moderne, skal layoutet og designet svare dertil. Ellers risikerer man, at ingen har lyst til for alvor at stå på mål for produktet. Og så er det vanskeligt at få det til at flyve,” siger Ingrid Haug. 

SoMe or not SoMe

Et udpræget fokus på ‘lækkerhed’ skal imidlertid ikke forveksles med, at brugerne kun kan aktiveres, hvis intranettet ligner de sociale medier, som mange bruger dagligt, og som netop er kendetegnet ved at have en let tilgængelig og appellerende brugerflade.

”Vores undersøgelser viser, at intranettet gerne må fremstå både seriøst og fagligt. Det er bare vigtigt, at det ikke bliver ensbetydende med, at intranettet skal være kedeligt, og man skal stadig huske at være opmærksom på at fjerne barrierer. Og så har de sociale medier nogle virkemidler, som intranettet godt kunne lære noget af,” siger Ingrid Haug, der peger på emojis som et eksempel. 

”Mange mennesker er vant til likes og hjerter på de sociale medier. Det vil typisk ikke være en god idé at tage med over til intranettet, men man kan med fordel overveje faglige emojis – det kunne være skulderklap eller klap, som ikke udtrykker alt for stærke følelser, men som omvendt giver mulighed for en hurtig anerkendelse. Her vil man kunne læne sig op ad en SoMe-adfærd og skabe noget af den samme positive energi i en seriøs kontekst,” siger Ingrid Haug.

Strategi og aktive ledere

Før man overvejer at re-designe intranettet eller indføre emojis på platformen, skal man altid begynde et helt andet sted: Nemlig med at fastlægge en strategi.

”Som med de fleste andre seriøse forretningstiltag bør man arbejde ud fra et strategisk fundament. Man skal lægge en strategi for sit intranet, og den skal udmøntes i en operationalisérbar plan. Det skal stå helt klart, hvad man vil, og hvem der skal gøre hvad, og så er det afgørende, at ledelsen både bakker helhjertet op og går forrest. Hvis det ikke er tilfældet, er der meget lille sandsynlighed for, at intranettet bliver en succes,” siger Ingrid Haug, der peger på, at et typisk intranet hviler på fire søjler: Nyheder, digitale værktøjer, samarbejdsrum og hygge:

”Nyhederne og de digitale værktøjer – medarbejderhåndbøger, kørselssedler og den slags – giver næsten sig selv, mens samarbejdsrum er det område inden for intranet, der udvikler sig mest i disse år. Det begynder at gå op for både virksomheder og medarbejdere, at der her ligger nogle muligheder, som for alvor kan tilføre værdi”. 

Dyrk det sociale

Og så er der hyggeaspektet. Ifølge Ingrid Haug et lidt undervurderet element, der rummer et potentiale, som mange virksomheder ikke helt har forstået værdien af.

”Hvis man skal stille det lidt karikeret op, er det de hyggelige og sjove ting, som for alvor fungerer på intranettet. Det er her, man kan skabe et fællesskab og en vi-følelse i virksomheden, så jeg vil anbefale, at man støvsuger virksomheden for hyggelige, positive sociale aktiviteter, om det så er nyt fra løbeklubben, billeder af julepynten i de forskellige afdelinger eller noget tredje. Folk bruger alligevel tid på de sociale medier for at få dækket deres hygge-behov, så man kan lige så godt give dem det frikvarter i en faglig kontekst,” siger Ingrid Haug.