Viborg Gymnasium & HF har valgt en DocuNote-uddannelsesløsning for hurtigt at kunne sende breve til nuværende og kommende elever samt deres forældre.
”E-boksen i DocuNote gør det let at sende breve ud, så vi får en nemmere og mere sikker arbejdsgang omkring den enkelte elev,” forklarer sekretær Susanne Sejr. Hun fortæller, at DocuNote samtidig gør det let for skolen at leve op til persondataforordningen.
Bundet sammen med optagelse.dk, Lectio osv.
Uddannelsesløsningen er integreret med en række af uddannelsesverdenens fagsystemer, som Lectio, Ludus og optagelse.dk. Dermed kan uddannelsesinstitutioner masseudsende breve via e-Boks og nemt håndtere elevansøgninger og -sager. Administrative opgaver omkring studieretning bliver derfor meget lettere end før.
”Det er ikke tilfældigt, at uddannelsesinstitutionerne er så glade for DocuNote. De arbejder med unge mennesker, og de nye generationer forventer, at institutionerne udnytter de teknologiske muligheder. Alt andet virker jo gammeldags,” forklarer Jacob Sidelmann Holm, som er Key Account Manager hos IntraNote. Han har stor erfaring i at rådgive uddannelsesverdenen om digitalisering: ”Integrationerne mellem DocuNote og de systemer, som uddannelsesverdenen bruger, er geniale, fordi de gør den enkelte medarbejder i stand til at arbejde meget mere effektivt, end hvis der skal jongleres mellem vidt forskellige skærmbilleder.”
Persondata beskyttes
Halvdelen af de almene danske gymnasier og en lang række andre skoler og videregående uddannelser har DocuNote. Administrationen kan dermed arbejde mere effektivt og digitalisere arbejdsgange. Informationer fra andre systemer, fx optagelse.dk og Lectio, er integreret i DocuNote, så medarbejderne konstant arbejder med de samme logiske og intuitive arbejdsprocesser. En stor fordel, især i denne tid, hvor der er stor travlhed overalt omkring studieretning.
Men det er ikke kun omkring ansøgninger, at DocuNote gør en forskel:
”Vi mærker stor efterspørgsel fra institutioner, som ikke allerede har DocuNote. Årsagen er naturligvis, at persondataforordningen stiller krav om sletning af persondata. Også her kommer generationerne i spil. Elever og forældre forventer naturligvis, at cpr-numre, eksamenspapirer og andre fortrolige oplysninger beskyttes fuldt ud,” siger Jacob Sidelmann Holm.