IntraNote logo
15. februar 2019

Valg af intranet: Produktet er sekundært

Min overskrift er et postulat, der måske ikke giver mening, når det kommer fra en rådgiver, som arbejder for en af Danmarks mest respekterede leverandører af intranet- og dokumenthåndteringsløsninger. Men tro mig; ingen - ikke engang IntraNotes mest stålsatte sælger - kan i sidste ende være interesseret i, at de danske virksomheder eller offentlige institutioner går efter den forkerte bold og køber et produkt til intern kommunikation, dialog og videndeling, som ikke skaber værdi.

”Jamen, vi tog ikke den beslutning…”

Igennem en efterhånden lang karriere indenfor kommunikation har jeg lært, at det ikke er en trivialitet at skabe et nyt intranet fra bunden eller at gentænke sit eksisterende intranet. Overvejelserne er og skal være mange, hvis man har en forventning om at komme godt igennem projektet og skabe grobund for god, solid intern kommunikation og dialog. Det med dialogen var ikke så aktuelt, da jeg lavede mit første intranet i 1999, men på det punkt er vi heldigvis blevet både klogere og teknisk smartere.

Apropos dialog, så har en af mine erkendelser været, at filmen ind i mellem knækker, når ledelserne skal tage beslutningen om, hvordan man bedst løser sine udfordringer med den interne kommunikation og hvilke platforme, man skal bruge. Jeg har mødt flere end én intranetansvarlig, der har fortalt, at de ikke reelt var en del af beslutningen om at skifte platform eller for den sags skyld hvilken platform, der skulle vælges – på trods af, at de om nogen var eksperterne på området og vidste, hvilke problemer, der skulle løses.

Der foretages ofte såkaldte ’strategiske’ beslutninger, der egentlig bunder i to ting:

1. Vi tror, at vi kan spare på budgettet ved at vælge en ny platform
2. Vi tror, at et nyt system løser alle problemer.

Min holdning er, at begge beslutningsgrundlag er uholdbare.

Det koster dyrt

Først den økonomiske side af sagen: Det er helt sikkert korrekt, at man kan indgå en god aftale med en leverandør og få et billigere produkt, end det man har i dag. Måske får man SharePoint med i puljen som en del af Enterprise-aftalen, eller måske får man landet en god aftale med en leverandør som IntraNote eller en af de andre spillere på markedet. Det ser rigtig godt ud i Excel-arket, og man har sparet på IT-budgettet!

Men hvor ironisk det end lyder, så skal man ikke glemme, at en besparelse sjældent er gratis. Det nye system skal sættes op, og det er normalt nødvendigt med noget tilpasning til jeres virksomhed - måske noget kodning for at få systemintegration på plads og diverse andre ting. Godt nok er det et standardprodukt, I har købt, men, altså…der skal lige gøres det og det og det, for at I faktisk kan bruge det hos jer.

Dertil kommer de omkostninger, der ikke står i Excel-arket. Medarbejderne skal vænne sig til den nye platform, og der skal sikkert undervises en eller flere redaktører og administratorer. Der skal gøres en ekstra forandringsledelsesindsats for at forberede organisationen på den nye platform, og alt indhold skal revideres og gentænkes.
Kort sagt: Det løber op – hvis ikke i kroner, så i timer.

Har du brug for et overblik over, hvilket intranet der passer til din  organisation? Så download guiden: Sådan kravspecificerer du et intranet

Alle problemer er løst

Nej. Alle dine problemer er ikke løst, fordi du får et nyt system. Du løser nogle problemer og får andre til gengæld. Dine brugere sad og bandede over noget, der ikke virkede i det gamle, og de vil bande lige så meget over noget, der ikke virker i det nye.

Det er fair nok at skifte fra et system, der er håbløst bagud i forhold til fx integrationsmuligheder over mod andre systemer eller ikke kan håndtere layout ordentligt. Her skal man se på, hvad der er vigtigt for ens organisation. Man skal bare ikke narre sig selv og tro, at verden bliver et nyt og bedre sted, blot fordi der kommer et nyt mærkat på intranetsoftwaren.

Husk at se jer selv i øjnene

Jeg er på mange måder en idealist, der bare vil have, at man arbejder med kommunikationen på den måde, der gavner ens virksomhed mest. Jeg er ligeglad med, hvilke metoder eller produkter man bruger, bare resultatet er, at man opnår den bedst mulige kommunikation til og mellem medarbejderne. Jeg tror på, at det er med til at skabe medarbejdertilfredshed, og at god og rigtig kommunikation er et mål i sig selv.

Til dem, der har overbevist sig selv om, at købet af et nyt system er løsningen på alt, vil jeg så gerne sige, at de som det allerførste skal se sig selv og hinanden dybt i øjnene og spørge:
Har vi gjort hvad vi kunne for at gøre vores nuværende system til en succes?
Er det systemet eller vores processer (eller mangel på samme), der har fået vores nuværende system til at sande til?
Der ligger muligvis en erkendelse for enden af svaret på de to spørgsmål.

Svarene kan gøre ondt i stoltheden, men de kan spare dig for store omkostninger. Kort sagt mener jeg ikke, at købet af et nyt system skal blive en undskyldning for sin manglende governance-model og for at undgå at eliminere det spild, man har i sine processer. Det kan man jo lige så godt forbedre i det system, man allerede har købt, hvis teknologien ellers er bare nogenlunde tidssvarende.

Der er ingen, der tvinger dig

Præmissen er altså ikke, at der er nogen, der tvinger dig til at købe og implementere et nyt system. Præmissen er, at din organisations behov for kommunikation, videndeling og dialog er nummer 1. Det er de faktorer, du skal fokusere på, inden du ser på, hvilke produkter og samarbejdspartnere, der hjælper jer bedst.

Konklusionen efter en god og konstruktiv dialog i jeres ledelse kan være, at brevduer er bedst for jer, og det er den erkendelse du må acceptere og handle efter frem for det gode tilbud fra en tilfældig sælger, der lover at give dig kuren mod kræft. Kuren og svarene findes hos jer selv; i jeres ledelse, i jeres medarbejderstab, i jeres kultur og de behov for kommunikation, der eksisterer her. I skal bare huske at se hinanden i øjnene og blive enige om, hvordan jeres penge og tid er investeret bedst – i at shoppe nyt eller i en gang førstehjælp til det, I allerede har bygget op.