Samarbejdsrum på intranettet er oplagte til at facilitere både faglige og sociale kommunikationsfora i en virksomhed, så I understøtter sikker videndeling og en positiv virksomhedskultur. Men overvej designet og styringen af samarbejdsrummene, så du ikke ender med at skabe små løsrevne intranet i intranettet.

Hvis du har en profil på LinkedIn, Facebook eller andre sociale medier eller internetfora, kender du givetvis til gruppe-begrebet. Her samler folk med specifikke interesser – fx faglige fællesskaber, sport eller diverse hobbyer – sig i fora, hvor de udveksler holdninger, tips og tricks. 

På samme vis kan du finde intranet, der tilgodeser behovet for at gruppere sig og dermed målrette sin kommunikation til udvalgte kolleger og samarbejdspartnere med en særlig faglig rolle eller fælles social interesse. I IntraNote WorkSpace samles disse grupper i samarbejdsrum. 

Fælles dialog i mindre grupper

Men hvorfor er det vigtigt for en virksomhed at facilitere fora, hvor medarbejdere kan kommunikere med hinanden? Kan de ikke bare ringe eller sende en mail?

Virkeligheden i rigtig mange virksomheder er, at hverdagen er kompleks. Folk arbejder på kryds og tværs og sidder fysisk adskilt – måske endda på forskellige adresser – og der flyver så meget viden gennem luften, at meget af den ryger hen over hovedet på de medarbejdere, den egentlig var tiltænkt at ramme. Og det er ineffektivt. 

Det er derfor i alles interesse, at viden kan pakkes ind og leveres til den rigtige modtager via samarbejdsrum på intranettet, så de rette personer kan kommunikere direkte med hinanden og have en fælles dialog. 

Samarbejdsrum designes til formålet

Hvor eksempelvis LinkedIn- og Facebook-grupper er bygget på de samme skabeloner, og blot tilsat forskellige billeder og farver, kan samarbejdsrum designes ud fra forskellige skabeloner og features. Features har ét navn hos IntraNote og hos andre intranetsoftwareudbydere et andet, men det er sådan set underordnet – det væsentlige er, at du kan skræddersy løsningen til netop din organisations behov. 

Det kan for eksempel være, at du i et samarbejdsrum har brug for en tidsplan eller skal kunne dele produktbilleder i en gallerivisning for et lukket publikum. Måske skal deltagerne hurtigt kunne finde den seneste version af et dokument og nemt starte en online dialog med de andre deltagere i ’rummet’ på en sikker måde. Deltagerne kunne såmænd også være leverandører, som du kan invitere ind.
Hvis samarbejdsrummet er lavet til en gruppe medarbejdere fra virksomhedens løbeklub, har de måske brug for at afstemme løberuter eller tilmeldingsformularer til stævner.

Det kunne også være, at du vil skabe et lukket webunivers for virksomhedens bestyrelse, hvor de kan dele dagsordener, referater og præsentationer, så de altid arbejder med den seneste version frem for dokumenter, der lever deres eget liv i bestyrelsesmedlemmernes mailbokse.

Kort sagt kan du tilpasse samarbejdsrummet, når du videndeler med eksterne partnere eller internt med kollegerne. 

Tilgængelighed kontra rod

Samarbejdsrum er gode til at knytte medarbejderne tættere til intranettet, fordi de gør brugerne mere aktive. Samtidig undgår man, at få medarbejdere står alene med den store opgave det er at ’fodre’ intranettet. Med andre ord kan man med introduktionen af samarbejdsrum brede ejerskabet af intranettet ud på en langt større gruppe medarbejdere, fordi de nu har et helt konkret formål med at bruge intranettet udover at opsøge viden om virksomheden, finde instrukser og arbejdsgange samt læse nyhederne på forsiden. 

Man skal dog være opmærksom på, at samarbejdsrum kan øge risikoen for, at virksomhedens intranet kan begynde at rode eller i værste fald bestå af en lang række ’under-intranet’, hvor grupper af brugere forsvinder i specifikke fora og går glip af de fælles informationer og store linjer.

Det stiller krav til både designet af intranettet og virksomhedens kultur at sikre, at intranettet forankres et sted i organisationen, hvor det får fokus, så den fælles interne kommunikation understøttes bedst muligt. 

Er intranet med samarbejdsrum nødvendigt for min virksomhed?

Spørgsmålet er, om det er nødvendigt for lige netop jer at fokusere på at kunne skabe samarbejdsrum i jeres intranetløsning. Kunne I eksempelvis klare jer med at lave Facebook-grupper?

Måske kan I vitterligt nøjes med at skabe faglige og sociale fællesskaber på en gratis platform som Facebook. Men der er nogle ting, I skal overveje i den forbindelse. Er de skabeloner, platformen tilbyder, modellérbare nok, eller må I nøjes med ganske få skabeloner? Hvad med et blødt parameter som omdømme – er I en virksomhed, der vil lægge medarbejdernes kommunikation ud på en platform, I ikke har kontrol over? Og i relation til det kommer vi over i den mere hårde afdeling: Hvordan rimer deling af faglige informationer på GDPR og datasikkerhed? 

Det er alle sammen spørgsmål, som I skal have afklaret, inden I træffer jeres valg om, hvordan I skal facilitere det digitale samarbejde på tværs af jeres organisation.