Ulven kommer! Sådan lyder det ofte om EU's nye persondataforordning. Men måske er den slet ikke så besværlig? Software- og konsulenthuset IntraNote og jurist Gitte Aaberg mener, at forordningen er en god anledning til at rydde op i arbejdsgange og gasse op for digitalisering af interne processer.
D. 25. maj 2018 bliver EU's persondataforordning til hverdag i virksomhederne. Netop nu overvejer mange, hvordan reglerne skal omsættes til praksis. For selv om kravene afhænger af virksomhedernes branche, størrelse og data, så skal alle kunne dokumentere aktiv stillingtagen til forordningen.
Derfor er det nødvendigt at gå procedurer igennem og digitalisere. Sidegevinsten bliver, at medarbejdere fremover sparer tid, når de let kan finde de dokumenter, de skal bruge.
Software- og konsulenthuset IntraNote har i mange år hjulpet sine kunder med digitalisering og vidensdeling. Administrerende direktør Lars Hegaard er ikke i tvivl om, at forordningen kan skubbe nødvendige processer i gang. Derfor har IntraNote gravet sig ned i de nye regler og omdannet dem til praktisk hverdag. Sammen med jurist Gitte Aaberg er der lavet en enkel proces, som sender virksomhederne rigtigt fra start. Via en softwareløsning sikrer hun, at forordningen let kan overholdes i hverdagen.
”Det er faktisk ikke så kompliceret. Det handler om at kortlægge virksomhedens dataflow og tilpasse arbejdsgangene i nødvendigt omfang,” forklarer Lars Hegaard. Han peger på, at opgaven bør håndteres som en tværorganisatorisk forandringsproces. ”Det giver anledning til at digitalisere processerne og derfor er forordningen slet ikke den udgift, som mange frygter. Tværtimod er det en mulighed for at fremtidssikre sig, så virksomheden øger sin konkurrenceevne ved at arbejde intelligent og effektivt, ” fastslår Lars Hegaard.
Flere fagligheder skal i spil
IntraNote og jurist Gitte Aaberg samarbejder, fordi persondataforordningen gør det nødvendigt at sætte forskellige fagligheder i spil. ”Det er nødvendigt at komme hele vejen rundt, for det her handler både om jura og den daglige håndtering af virksomhedens dokumenter,” forklarer Gitte Aaberg.
Som ekspert i persondata har hun en enkel metode til at analysere virksomhedernes datastrøm. ”Sammen med relevante medarbejdere afdækker jeg data-flows og finder frem til, hvor der kan være problemer. Herefter skriver jeg konkrete anbefalinger til, hvad der skal justeres,” forklarer hun og peger på, at virksomhederne ikke må lade sig afskrække. Persondatareglerne er mange og komplekse, men det gælder om at finde partnere, som kan oversætte kravene til praksis: ”De færreste virksomheder har ressourcer til selv at sætte sig ind i reglerne. Derfor skal vi gøre det let for dem. I bund og grund handler EU's forordning blot om struktur. Det er både sundt og omkostningsbesparende at finde frem til værktøjer, der gør hverdagen nemmere.”
Hun ser arbejdet med forordningen som en positiv proces, hvor medarbejderne får erkendelser undervejs om arbejdsgange, der skal tilrettes. Typisk fordi ingen længere stiller spørgsmålstegn ved dem og derfor ikke har opdaget, at noget kan løses på en smartere måde.
Gammeldags arbejdsgange er ofte spild af tid
Koblingen mellem system og jura er altafgørende for en god proces i arbejdet med persondata. ”Virksomhederne skal have styr på både regler og teknik. Data skal opbevares, behandles og beskyttes lovmæssigt korrekt. Mange virksomheder vil opleve det som tidskrævende at håndtere EU´s krav uden et teknisk fundament, der rækker videre end basale samarbejdsværktøjer som fællesdrev i en traditionel stifinderstruktur,” forklarer Gitte Aaberg om baggrunden for, at flere fagligheder skal i spil for at sikre gode processer.
IntraNote har igennem mange år udviklet software-løsningen DocuNote, som er en intelligent dokumenthåndteringsløsning, hvor virksomheder let kan gemme og fremkalde data og automatisere arbejdsgange. Her kan brugeren oprette, arkivere, anvende og dele dokumenter og data, der relaterer til sager, projekter, medarbejdere, kunder, leverandører m.m. – alt sammen i ét fælles system med optimale søgefunktionaliteter. Definerede slettekoder kan sikre, at data slettes på bestemte tidspunkter; et meget vigtigt element i den nye persondataforordning.
”Vores kerneydelse er digitalisering. Vi skaber enkle processer omkring datahåndtering, så brugerne ikke spilder unødig tid på gammeldags arbejdsgange, som at lede efter dokumenter og måske endda finde forkerte eller forældede versioner. Det nye er, at virksomheder skal kunne dokumentere håndtering af data. Derfor er jeg ikke i tvivl om, at mange virksomheder vil benytte EU-reglerne til at tage endnu et skridt mod digitalisering,” siger Lars Hegaard.
DocuNote og EU's persondataforordning
Med DocuNote undgås 'anarkistiske arkivsystemer' som lokale fil-mapper, medarbejdernes brug af Dropbox, dokumenter på USB-stik osv. I stedet etableres tidssvarende løsninger, som effektivt holder styr på data.
Eksempelvis sikrer DocuNote, at dokumenter kun findes ét sted, og at de slettes, når de i hendhold til persondataloven ikke længere må ligge hos virksomheden. Dokumenterne kan naturligvis altid tilgås fra både pc, mobil og tablet.
DocuNote lever op til EU's persondataforordning, men også andre compliancekrav f.eks. Forvaltningsloven og Offentlighedsloven.
Læs mere om DocuNote og GDPR her.