Fremtidens arbejdsplads præger allerede i dag måden, som intranet opbygges på, men brugerne kommer til at få endnu mere magt. Samarbejdsrum og en øget demokratisering er blandt de mest markante tendenser. 

Et intranet bliver nødt til at være på omgangshøjde med den virkelighed, som organisationer og brugere navigerer i, og den velfungerende platform er allerede på forkant med udviklingen. 

I IntraNote kan vi se nogle overordnede tendenser, som vil påvirke, hvordan intranet kommer til at se ud i de kommende år. En del af disse tendenser er allerede repræsenteret i de løsninger, du finder på markedet i dag, mens andre vil føre til markante ændringer – alt sammen med udgangspunkt i brugernes digitale vaner og krav.

Den digitale arbejdsplads stiller krav til gruppedialog

En af de helt gennemgående trends er work spaces / samarbejdsrum, som giver mulighed for at have en fælles dialog i mindre grupper med interne og eksterne deltagere. Det er et af de afgørende redskaber til at få videndeling til at ske på en effektiv og overskuelig måde. 

Samarbejdsrum har den fordel, at de reducerer kompleksitet. Viden gemmes i en relevant kasse, og så kan man som individ og gruppe altid tilgå den i opdateret form og danne sig et overblik.
I IntraNote fylder den videre udvikling af samarbejdsrum, og dialogen med vores kunder om de muligheder, samarbejdsrum giver, rigtig meget, og vi kan se, at resten af markedet også er begyndt at rykke på dette område, fordi den digitale arbejdsplads stiller krav til både systemer og mennesker. 

Samarbejdsrum har i øvrigt de positive bi-effekter, at de både er inddragende og samtidig giver administratoren mulighed for at sikre den rigtige struktur. Administratoren laver opsætningen af grupperummet og giver slutbrugeren mulighed for at indrette det, som han vil, så ejerskabet bliver forankret i det yderste led. Samtidig har administratoren sikret sig, at samarbejdsrummene er struktureret på en måde, så arkitekturen og sikkerheden er på plads. 

Brugerne kommer – intranettet bliver demokratiseret

Traditionelt har intranet været et top/down-værktøj, hvor ledelsen spillede rollen som både designer og bruger. Det var ledelsen, der valgte systemet og udvalgte features til at understøtte en kommunikation fra toppen og ned igennem organisationen. Intranet har i mange tilfælde været en elektronisk opslagstavle, hvor det var ledelsen, som satte regler, ordrer og relevant information op med tegnstifter – bare i digital form. Derfor var det også ledelsen, som var de reelle brugere – medarbejderne skulle blot tilgå intranettet for at lade sig informere.

I dag ser virkeligheden heldigvis anderledes ud. Medarbejderne er gennemgående kommet meget mere med i både skabelsen og brugen af intranettet, og den tendens bliver konstant forstærket. Vi oplever – heldigvis – som hovedregel, at medarbejderne er repræsenteret i projektgruppen, når intranettet skal implementeres og tilpasses den enkelte virksomhed, og i fremtiden kommer de til at bestemme endnu mere. Det går nemlig i stigende grad op for ledelserne, at et aktivt og dynamisk intranet er afhængig af, at brugerne finder det relevant. 

Design og indhold i brydekamp – og design fører

Mantraet har længe været ”Content is king,” men selvom relevant indhold til den rigtige målgruppe altid vil udgøre kernen på intranettet, begynder design-aspektet at fylde stadig mere.

Årsagen er, at vi som individer skal absorbere helt enormt mange informationer i løbet af dagen, hver eneste dag, døgnet rundt. Mængden af det, vi skal forholde os til, er reelt uendelig, og i løbet af arbejdsdagen møder vi konstant en mur af oplysninger i alle mulige former, som vil ind i hovedet på os.

Det ser vi hele tiden eksempler på hos kunder, der har ekstremt tunge forsider – hver eneste pixel skal udnyttes. Det sker på bekostning af et let og luftigt design, som vi imidlertid bare ved er nødvendigt at prioritere. Hvis intranettet ikke er visuelt appellerende og ”friskt” i sit udtryk, vælger brugerne det fra. 

Relevant indhold på et højt niveau vil altid være et must i et velfungerende intranet, men det er på design-fronten, de store fremskridt kommer til at blive taget. 

Intranet bliver mere dynamiske og personlige

Idéen om, at man kan bygge et intranet og så lade det ligge uden at gøre mere ved det, er en utopi. Et intranet vil altid være en dynamisk størrelse, der ikke bliver færdigt, men konstant udvikler sig, og kravene til fleksibilitet kommer kun til at stige. 

Ikke mindst millennium-generationen er vant til, at digitale løsninger kan tilpasses lige netop deres behov, og ”one size fits all” er ikke noget, de tror på. Det kommer til at afspejle sig i mere personaliserede intranet, hvor brugeren har sin egen personlige forside, adgang til relevante grupper og i det hele taget et intranet, der er skræddersyet hver enkelt bruger. 

Fremtidens intranet kommer til at have en høj fornyelsesfrekvens; nyheder skal være nye, og der skal ske noget – og det kommer til at blive mere målrettet den enkelte bruger. Det kræver både dedikation fra ledelsen, som skal prioritere at allokere ressourcer til og være aktive på intranettet, men det kræver også et mod til at turde skære information væk, som ikke er tvingende nødvendig for den enkelte bruger. Brugerne skal selv have lov til at definere, hvad der er relevant, og det forudsætter en kulturændring på en del direktionsgange.