Må jeg se din integration? Nej, vel? For du aner måske næsten ikke, hvad det er. It-software skal bare virke, og så er det egentlig lige meget, hvad der sker i kulissen. Men integrationer er faktisk vigtige, hvis du skal have en effektiv arbejdsdag.

”Integrationer er lidt ligesom tandremmen i en motor. Man tænker ikke på det; det skal bare virke,” forklarer systemanalytiker Per Kim Hardysøe fra IntraNote.
Han arbejder blandt andet med at forbinde DocuNote med de forskellige fagsystemer, som kunderne bruger i hverdagen, så arbejdsgange og processer kan optimeres. Ved at integrere fx et økonomisystem i DocuNote, kan man se nøgletal og dermed forblive i DocuNote, når man arbejder på en sag. Det sparer tid og letter arbejdet.

”Ved for eksempel at integrere økonomiske nøgletal i DocuNote, har medarbejderne informationerne lige ved hånden på præcis det tidspunkt, de skal bruge dem. Det betyder meget i en travl hverdag, at man ikke skal slå op forskellige steder for at hente oplysninger,” siger Per Kim Hardysøe

Han forklarer, at DocuNote integreres med et væld af systemer – oftest uden at brugerne ved det.
”I bund og grund handler integrationer om datadisciplin, datasikkerhed og dataminimering: At vi alle kan arbejde så effektivt som muligt, fordi data flyder rundt på en ordentlig måde, så vi ikke skal taste de samme info ind flere steder. Hvis kunderne fx skifter telefonnummer eller kontaktperson, er det vigtigt at en opdatering slår igennem alle steder, så man ikke skal bruge tid på at gå ind og ændre informationerne i flere systemer. Det minimerer fejl og optimerer arbejdsprocesserne.”

Bruger I hele jeres fagsystem?

Ifølge Per Kim Hardysøe gælder det om blot at danne den datamængde, der er nødvendig i den enkelte virksomhed. Man skal ikke have masser af data – kun den rette mængde.
Han forklarer, at fagsystemer hvor medarbejdere vedligeholder informationer, ofte er rigtig dårlige at opbevare dokumenter i.

Nogle gange er fagsystemer så omfattende, at kunden kun bruger 10% af systemet, og så kan det bedre betale sig at integrere de nødvendige data i DocuNote.
”Da en af vores svenske kunder skulle have nyt økonomisystem, tog de os med på råd. De benyttede allerede DocuNote til kontraktstyring. Så i stedet for at medarbejdernes skulle lære et tungt økonomisystem at kende, fik vi i stedet integreret relevante nøgletal i det DocuNote-miljø, som alle kendte i forvejen."

Find tingene i en fart

En anden fordel ved at arbejde med integrationer i DocuNote er, at de enkelte afdelinger i en virksomhed kan opbygge strukturen, så den passer til deres logik.
”Fagligheder kan have forskellige billeder af, hvordan en struktur skal være. Samtidig kan en struktur være naturlig, når den opbygges, men efter en årrække ændres den. Hvis man knytter metadata, som er data om data, til sine dokumenter, kan man altid søge dem frem i DocuNote.

Dermed har man altid styr på informationer, som ellers er svære at søge frem, hvis man navigerer rundt i flere forskellige systemer. Det er endnu en god grund til at samle alt dokumentation i DocuNote og så integrere med de systemer, som organisationen ellers har behov for,” forklarer systemanalytikeren, der ikke synes, der er noget mystisk ved integration: ”Integrationer er i sig selv egentlig ligegyldige. Vi skal bare gøre brugerne glade ved, at de let kan finde det, de har brug for.”

Systemanalyse

IntraNotes systemanalytikere er højt specialiserede eksperter med dyb viden om teknik, udvikling, struktur og analyse. Medarbejderne er meget dygtige til at udfordre kunderne omkring behov og hvad de vil opnå.
”Vi har en bred og tung teknisk rygsæk, som vi kan stille spørgsmål ud fra. Det er essentielt for os at vide, hvad kunden vil opnå. Så kan vi afdække, hvad der er teknisk muligt for at komme i mål med ønskerne,” forklarer systemanalytiker Per Kim Hardysøe.

Hvilke systemer kan man integrere op imod?

Ved at integrere fagsystemer i DocuNote, kan man arbejde mere effektivt. Data skal kun vedligeholdes ét sted, så medarbejderne kan forblive i det samme system, men tilgå data, der har sin oprindelse i andre systemer. Det kan være en kæmpe fordel, hvis man fx skal indkalde til generalforsamling og udsende både dagsorden, økonomirapporter osv. Her kan der spares mange timer, når arbejdsgange er digitaliserede. Indhold bliver genereret automatisk ud fra masterdata og oplysninger er lette at tilgå fra alle devices.

Eksempler på systemer, som kan integreres med DocuNote:

• Navision
• Axapta
• GIS
• Lectio
• Ludus
• Optagelse.dk
• CVR
• LOIS (Lifas)

Vil du vide mere om mulighederne med DocuNote integrationer, så ring til os på 7026 9500