Vi har samlet en liste over de ti mest stillede spørgsmål til os fra IT-cheferne i de danske virksomheder. Vi håber, at vi kan inspirere dig og besvare nogle af de spørgsmål, du måtte gå rundt med, hvis du overvejer at skifte til en ny intranetplatform.

1. Hvordan får vi produktet ind i vores virksomhed?

Introduktionen af et nyt intranetprodukt er en forandringsproces, og der kan være mange interessenter med forskellige dagsordener i spil. Vi lægger altid op til, at ansvaret for et intranet ikke ligger på en enkelt afdelings skuldre. Vores erfaring viser, at intranettet bliver en succes, når flere afdelinger bidrager.

Et samarbejde med IntraNote vil starte med en samtale og sparring om behov, visioner og omkostninger. Hvis der er en gensidig interesse for samarbejde, går man videre med en teknisk afklaring.

Går samarbejdet videre derefter, arbejder vi ud fra en model, hvor interessenter på tværs af organisationen samles i et workshopkoncept, der spreder sig over to halve dage, hvor fokus er brugernes behov og de kommunikative udfordringer, intranettet skal løse for organisationen.

Teknisk afklaring

Vi forventer, at IT-afdelingen deltager aktivt i den tekniske afklaring for at sikre, at alt omkring infrastruktur, brugerhåndtering og servere er på plads.

Uddannelse

Når der er opnået enighed om strukturen, bygges løsningen op. Administratorer og redaktører uddannes af IntraNote til at kunne håndtere det redaktionelle og administrationen i det omfang, man selv ønsker at have fingrene nede i produktet. Administratorer kan komme fra alle dele af organisationen, men er ofte kommunikations- eller IT-folk.

Det er vigtigt, at I aftaler, hvem der har ansvar for hvad, inden I går i luften med løsningen. Det er også vigtigt, at I planlægger, hvordan det nye intranet introduceres for resten af organisationen. Her kan I inddrage IntraNote og trække på vores erfaring.

2. Hvor megen administration kræver jeres løsning fra vores side?

Der er forskellige modeller for dette. Vi frigiver løbende opdateringer af produktet, og vi anbefaler, at man på grund af de løbende sikkerhedsopdateringer og optimeringer af funktionalitet følger med i opdateringerne. I kan selv foretage opdatering, men I kan også vælge at betale os for det.

Hvis I vælger synkronisering af brugere fra Active Directory (AD), så vil involvering fra IT-afdelingens side være nødvendig. Behovet for brugergrupper i AD er en afgørelse, der tages mellem IT og kommunikationsafdelingen.

3. Skal IT involveres, hver gang der skal laves ændringer på sider i intranettet?

Nej, administratorer i systemet kan frit lave ændringer på siderne i intranettet. De kan tilføje og fjerne webparts, styre indhold, skifte baggrunde og farver med mere. Redaktører kan desuden tildeles rettigheder til at styre alle aspekter af specifikke sider.

Som en ekstra service kan IntraNote også tilbyde et ”administrator-as-a-service” koncept. Det vil sige, at man kan leje nogle timer hos os til de opgaver, som en administrator skal udføre.

4. Hvor meget daglig support kan jeg forvente, at min afdeling skal yde til organisationen?

Det afgør I langt henad vejen selv. IntraNotes servicedesk er tilgængelig mellem klokken 9 og 16 på hverdage for administratorerne af systemet. Det betyder, at al daglig support for flertallet af danske virksomheder kan køre gennem IntraNote.

Vi supporterer den seneste version af produktet og yderligere to versioner bagud, hvilket i praksis betyder, at vi ikke tester ældre versioner, men selvfølgelig stadig tager telefonen, hvis der er noget, der ikke virker. Vi supporterer ligeledes tre versioner bagud af SQL, Windows Server, IWS og Office, så længe Microsoft også supporterer dem.

Det er meget let at få IntraNote i tale. Servicedesk har direkte adgang til udviklerne, der laver løsningen, og teknikerne, som sidder med serverekspertisen og har foretaget den tekniske afklaring på din løsning. Der er med andre ord ikke langt fra frontline til de tunge teknikere.

On-premise

Hvis I vælger en on-premise løsning fremfor at få den hosted ude i byen, vil I selv skulle yde support på serverne. Niveauet for support og oppetid vil være afgjort af jeres interne SLA. I skal som minimum stille en standard Microsoft Windows Server og Microsoft SQL Server til rådighed. Vi ser, at mange vælger en opsætning med to eller tre virtuelle servere. IntraNote WorkSpace er modulopdelt, så man kan med fordel placere fx indeksering på én server og videostreaming på en anden.

5. Hvilken platform er jeres løsning baseret på?

IntraNote WorkSpace er baseret på Microsofts platform. Koden er skrevet i .NET og C#, og serverplatformen er også Microsoft (webserver, database m.v.). IntraNote er Microsoft Gold Partner. Løsningen kræver ikke SharePoint-licenser, men det er muligt at integrere data fra SharePoint med IntraNote WorkSpace.

6. Hvordan sikrer I, at performance på løsningen er i orden?

For os består et performanceresultat af to primære elementer:
1) Hvor godt softwaren er skruet sammen, og hvilke svartider man kan forvente med x antal brugere samt
2) kvaliteten af den infrastruktur, man placerer løsningen på.

Første element står IntraNote for. Vi koder softwaren, så den kan bære, at mange brugere kan tilgå den, uden at det giver lange svartider.
Det andet element afhænger af jeres infrastruktur, og derfor er en afklaring mellem vores teknikere og jeres infrastrukturteam central.

7. Hvilke systemintegrationer kan I håndtere?

Mange. IntraNotes systemanalyseafdeling har foretaget adskillige integrationer af både offentlige og private systemer. Eksempelvist MS Dynamics 365 / Business Central, OPUS, Acadre, AULA og SBSYS. Vi benytter vores egenudviklede integrationsværktøj, DataManager, til at hente, bringe og bearbejde data på mange forskellige måder. Hvis I har en ide om, at I gerne vil have data fra et andet system integreret med IntraNote WorkSpace, så tager vi gerne snakken.

8. Har I en app?

Ja, der følger en gratis native app med IntraNote WorkSpace. Man opretter kanaler, som viser indholdet fra specificerede områder i intranettet, og ligesom andre apps kan man aktivere notifikationer på nye meddelelser. I den tekniske afklaring vil I få at vide, hvilke certifikater, firewall-regler og DNS krav, der skal være på plads, for at app’en kan anvendes.

9. Hvad koster det?

Hvad koster en god intranetløsning? Vi vil gerne starte med at minde om, at der med alle løsninger er ”skjulte omkostninger”, som tit kun ses på IT-afdelingens budget. Der kan være udgifter til SQL server, fysisk grej, leje af plads i skyen med mere, og de forsvinder ofte i et IT-budget fremfor at komme op til overfladen. Vi har skrevet mere om, hvad du skal regne med at betale for et intranet fra IntraNote, i denne artikel.

10. Kan jeg påvirke retningen for jeres produkt?

Du kan godt påvirke løsningen. Vi har en plan for, hvad vi vil med IntraNote WorkSpace, men vi lytter også til brugerne af vores produkt. Vi opfordrer alle vores kunder til at deltage i de erfa-møder, vi arrangerer to gange om året. Møderne er en unik mulighed for at tale med andre kunder og IntraNote, og for at dele de ideer, man har til produktet.

Hvis du har yderligere spørgsmål til vores tekniske set-up, er du velkommen til at tage kontakt til Michael Møller Pedersen på 61621451.