Rutineopgaver er både kedelige og dyre. De stjæler tid, som i stedet kan bruges på jeres kerneopgaver, så måske er det tid til at arbejde digitalt?

’Automatisering af arbejdsgange’ og ’workflows’ er lidt kedelige udtryk, der inviterer til at tænke ”Hvad kommer det mig ved?”
”Det kommer dig faktisk rigtig meget ved,” fortæller chefkonsulent Knud Bjerregaard Ælmholdt fra IntraNote. Han forklarer, at i fremtiden kan et væld af rutineopgaver ordnes af software, så det er bare med at komme i gang. ”Der er masser af tid og fejl at spare ved at oprette effektive workflows, så medarbejderne kan koncentrere sig om kundepleje, salg og andre vigtige opgaver,” fastslår Knud Bjerregaard Ælmholdt.

Løs opgaverne hurtigt og effektivt

En af fordelene ved at oprette workflows er, at det bliver lettere at holde styr på delopgaver. Mange organisationer har spidsbelastninger på bestemte tidspunkter af året, hvor de især arbejder med noget, og så går der tid, inden de tager fat på det igen. Workflows sikrer, at alt huskes næste gang – og at nye medarbejdere let kan tage ansvar for opgaven uden at glemme noget.
En virksomhed arbejder måske med messer i nogle måneder, uddannelsesinstitutioner har elevindtag på tapetet efter ansøgningsfristen og i et boligselskab fylder generalforsamlinger og vedtægtsændringer i perioder rigtig meget. Arbejdsopgaverne har med andre ord deres egne sæsoner, som er oplagte at beskrive i detaljer én gang for alle – så de fremover kan løses hurtigt og effektivt.

Sæt flueben ved rutineopgaverne

Med elektroniske workflows kan I drive opgaver fremad og sikre, at opgaver automatisk flyttes til nye placeringer, sendes til den rette person, arkiveres korrekt etc.
”Det er en god idé at tegne sine processer op, så det bliver tydeligt, hvad workflowet skal gøre for én. I en salgsproces skal man fx oprette sager og gemme e-mails, når et tilbud til en kunde bliver til, og det skal jo helst foregå automatisk, så man hurtigt kan komme i gang med at sælge til den næste,” forklarer Knud Bjerregaard Ælmholdt, som herunder fortæller om nogle af de mange fordele ved workflows:

Hvad er DocuNote workflow?

En automatisk proces, hvor information, dokumenter og opgaver automatisk videregives fra én medarbejder eller computer til en anden.

Hvad kan man – blandt andet - med workflows?

• Automatisere processer
• Sikre kvalitet
• Opnå leveringssikkerhed
• Udnytte ressourcer bedst muligt
• Få styr på organisationens arbejdsprocesser
• Undgå dobbeltarbejde, da det er tydeligt, hvem der arbejder med hvad
• Bruge sin tid rigtigt, fordi man har taget stilling til, hvordan arbejdet løses mest effektivt

Workflows sikrer, at:

• Data indsamles, behandles og godkendes
• Involverede brugere tildeles opgaver og notifikationer
• Arbejdsgange udføres i den rigtige orden – og ikke går i stå
• Arbejdsopgaver ikke forgrener sig og spilder tid
• Trivielle opgaver ikke skal udføres manuelt

Hvordan kommer man i gang?

• Begynd med et flow-diagram
• Små workflows er nemme at sætte op og kræver ikke programmering
• Større og kritiske workflows kræver struktur og overblik
• Opdel eventuelt i flere selvstændige workflow for at bevare overblikket
• Lav en tegning med alle nødvendige komponenter, fx sagstype, felter, formularer, opgaveliste osv.
• Uddan brugere, så de forstår, hvordan workflows griber ind i deres hverdag
• Vær agil. Der er ikke noget værre end teknik, der spænder ben for effektivitet. Hvis noget ikke fungerer hensigtsmæssigt, så få det rettet

DocuNote er oplagt at lave elektroniske workflows i. Læs mere her eller kontakt os pr. mail eller på telefon 70269500, hvis du vil vide mere om workflows og hvordan I får sat strøm til jeres rutineopgaver.